- Ведение клиентской базы;
- История общения с клиентами;
- Формирование справочника курсов и семинаров;
- Е-мэйл рассылки по семинарам;
- Формирование списка участников на семинар;
- Автоматическое формирование договоров, счетов и др.пакета документов для клиентов;
- Разведение привелегий (прав пользователей) сотрудников;
- Контроль дебиторской задолженности;
- Планировщик событий: автоматическое напоминание позвонить клиенту и др.
Особенности конфигурации программы документооборота для учебного центра:
- Клиентская база
Справочник контрагентов с набором реквизитов:
- Сокращенное наименование, полное наименование;
- Адрес;
- ИНН;
- Контактный телефон, факс;
- Поле Email;
- Поле Веб-сайт;
- Признак Физ. лицо / Юр. Лицо;
- Подсправочник: список людей, кто, чему обучался.
По каждой карточке клиента можно посмотреть:
- Историю звонков;
- Историю посещений (дата, ФИО, название семинара, должность участника, оценка по семинару);
- Оплату, задолженность.
Каждому клиенту назначается сфера деятельности (медицина, банки и прочее - пополняемый справочник групп). К контрагенту привязывается список сотрудников с указанием ФИО, должности, контактного телефона, электронная почта и примечания. В клиентской базе есть возможность поиска по названию организации по сфере деятельности или по содержанию сотрудника определенной должности.
- Курсы, семинары
Справочник курсов и семинаров содержит список всех предстоящих, текущих и прошлых курсов. Каждый из курсов определяет:
- Направление (медицина, банки и прочее - пополняемый справочник групп);
- Дата или период проведения;
- Целевая аудитория;
- Набор приложенных электронных документов (word, excel и другие), цена курса, ведущий семинара, его регалий, и контактный телефон, минимальное кол-во участников.;
- Результат аттестации;
- Номер удостоверения;
- Автоматическая запись на семинар.
По данной информации о курсе предусмотрены функции:
- Автоматическая рассылка по e-mail и на факсы
- Возможность добавлять файлы для рассылки.
На основании данной рассылки автоматически формируются задачи на соответствующих менеджеров с текстом "Было отправлено письмо. Необходимо перезвонить". Где-то нужно чтобы отображалась причина отказа от семинара (возможно, какой-то готовый набор ответов не интересно, нет денег, времени). Контроль оставить за группой администраторов.
Каждый менеджер имеет свой план на семинар. Программа отображает менеджеру о состоянии готовности (плана) программы семинара, группе администраторов данная информация доступна по всем менеджерам, но без права исправления программы семинара. Создание, корректировка и сведения о готовности программы остаются за группой администраторов.
Возможность ведения "экономики" семинара. Список всех переменных затрат, вычисление себестоимости и прибыли в процентах. Сравнительный анализ планируемых данных и фактических.
Возможность просмотреть все организации, записавшиеся на данный курс. Формирование списка контрагентов записавшихся на семинар.
- Рабочее место менеджера
Учет работ. Определяется набором записей с полями:
- Дата и время;
- Менеджер;
- Контрагент;
- Задача;
- Результат (пополняемый справочник стандартных ответов и отказов);
- Ответная реакция;
- Статус (открыта, закрыта, проблема исполнения);
- Время звонка.
Записи данного журнала заполняются либо самостоятельно, либо автоматически.
- Контроль
- Распределение базы клиентов между менеджерами, с возможность возвращения прежних соответствия клиента и менеджера;
- Результат звонков с группировкой по менеджерам, дням и суммированием итогов по времени звонков;
- Группировка задач по результатам звонка с суммированием кол-ва звонков;
- Просмотр ответных реакций по звонкам;
- Ведение "Плана" в разрезе всего предприятия;
- Выявление "особенных" клиентов: записался и не пришел, оплатил и не пришел.
- Методический отдел
- Возможность отмечать, кто пришел на занятия, и фиксировать тип оплаты (гарантийное письмо, оплата по факту);
- Формирование дебиторской задолженности с указанием курса, сотрудника, даты посещения, типа оплаты;
- Формирование списка участников на семинар.
Ниже представлен видеообзор программы: